Den richtigen Mieter finden: was Sie fragen dürfen

Die Auswahl des Mieters ist die Entscheidung mit der längsten Wirkung im ganzen Vermietungsvorgang. Ein Vertrag lässt sich nachbessern, eine Nebenkostenabrechnung korrigieren. Ein Mietverhältnis mit einem zahlungsunfähigen oder streitfreudigen Mieter dagegen begleitet Sie unter Umständen jahrelang, und das deutsche Mietrecht ist auf schnelle Trennung nicht ausgelegt.

Gleichzeitig ist die Auswahl der Teil, bei dem Vermieter am unsichersten sind. Sie sollen die wirtschaftliche Leistungsfähigkeit prüfen, dürfen aber nicht alles fragen. Sie sammeln personenbezogene Daten, unterliegen damit der Datenschutz-Grundverordnung, und wer sich beim Ablehnen ungeschickt äußert, gerät zusätzlich in den Anwendungsbereich des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes.

Dieser Artikel zieht die Grenze: welche Fragen erlaubt sind, welche nicht, wann Sie welche Unterlagen verlangen dürfen und was danach mit ihnen geschieht.

Die Leitfrage lautet: ist die Auskunft für dieses Mietverhältnis wirtschaftlich erheblich

Es gibt keine gesetzliche Liste zulässiger Fragen. Die Rechtsprechung arbeitet stattdessen mit einer Abwägung zwischen Ihrem berechtigten Interesse als Vermieter und dem Persönlichkeitsrecht des Bewerbers. Zulässig ist danach, was für die Begründung und Durchführung des Mietverhältnisses wirtschaftlich erheblich ist. Unzulässig ist alles, was in die Privatsphäre reicht, ohne die Zahlungsfähigkeit oder die vertragsgemäße Nutzung zu berühren.

Die praktische Bedeutung dieser Trennung liegt in einem oft übersehenen Punkt: Eine falsche Antwort auf eine unzulässige Frage bleibt folgenlos. Der Bewerber darf hier bewusst falsch antworten, ohne dass Sie daraus je etwas herleiten können. Eine falsche Antwort auf eine zulässige Frage dagegen – verschwiegene Mietschulden, erfundenes Einkommen – kann eine Anfechtung oder eine Kündigung tragen. Wer unzulässige Fragen in seinen Fragebogen aufnimmt, gewinnt also nichts und riskiert etwas.

Zwei Punkte lohnen die Präzisierung, weil sie regelmäßig falsch gehandhabt werden.

Räumungsklagen. Die Frage ist zulässig, aber nur eng gefasst: nach Räumungsklagen wegen Mietrückständen in den letzten fünf Jahren. Als erheblich gilt dabei ein Rückstand von zwei aufeinanderfolgenden Terminen oder in Höhe von zwei Monatsmieten. Eine pauschale Frage nach „Rechtsstreitigkeiten mit Vermietern" geht darüber hinaus und ist unzulässig.

Sozialleistungen. Hier kommt es darauf an, wozu Sie fragen. Zulässig ist die Frage nach dem Einkommen als solchem, also danach, ob genug für die Miete übrig bleibt. Steht dagegen fest, dass die Miete vollständig und direkt vom Jobcenter oder Sozialamt an Sie gezahlt wird, ist eine weitergehende Einkommensabfrage nicht mehr erforderlich – und damit unzulässig. Die Datenschutzkonferenz ist an diesem Punkt eindeutig.

Davon zu trennen ist die rein tatsächliche Frage, ob Sie an einen Leistungsbezieher vermieten wollen. Der Sozialleistungsbezug ist kein im Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz geschütztes Merkmal; eine Absage aus diesem Grund verstößt nicht gegen das AGG. Das ist die geltende Rechtslage, auch wenn sie in der Fachdiskussion kritisiert wird. Wirtschaftlich ist die Direktzahlung durch das Amt allerdings eine der sichersten Konstellationen überhaupt – wer sie pauschal ausschließt, sortiert nicht das Ausfallrisiko aus, sondern nur ein Vorurteil.

Wann Sie welche Unterlagen anfordern – und nicht früher

Der Datenschutz kennt den Grundsatz der Datenminimierung: Sie dürfen nur die Daten erheben, die Sie zum jeweiligen Zeitpunkt tatsächlich brauchen. Für die Vermietung heißt das ein gestuftes Vorgehen. Die Selbstauskunft von allen Besichtigungsgästen einzusammeln, ist der häufigste Datenschutzfehler bei der Vermietung – und praktisch auch unnötig, weil Sie diese Mappen nie wieder ansehen.

1. Vor der Besichtigung. Name, Kontaktdaten, Zahl der einziehenden Personen. Mehr brauchen Sie nicht, um einen Termin zu vergeben.
2. Bei ernsthaftem Interesse nach der Besichtigung. Die ausgefüllte Selbstauskunft mit Angaben zu Beruf, Einkommen, Haushaltsgröße und Mietschuldenfreiheit.
3. Im engeren Kreis, meist zwei bis drei Bewerber. Einkommensnachweise, Bonitätsauskunft.
4. Nur beim ausgewählten Bewerber. Kopien für die Vertragsakte, Bankverbindung, gegebenenfalls Bürgschaftserklärung.

Drei Regeln dazu, die in der Praxis oft übersehen werden.

Einkommensnachweise – Gehaltsabrechnung, Kontoauszug oder Steuerbescheid – dürfen Sie erst in dieser späten Phase verlangen, nicht schon bei der Besichtigung. Eine verbindliche Zahl von Monaten gibt es nicht; üblich und angemessen sind zwei bis drei Abrechnungen. Und: Der Bewerber darf und soll alles schwärzen, was nichts mit dem Einkommen zu tun hat. Ein ungeschwärzter Kontoauszug ist für Sie kein Vorteil, sondern ein Datenschutzproblem.

Eine Ausweiskopie dürfen Sie nicht anfertigen. Das ist die klare Auffassung der Datenschutzkonferenz wie auch der Landesbeauftragten für Datenschutz in Nordrhein-Westfalen. Zulässig ist ausschließlich die Einsichtnahme in den Original-Ausweis zur Identitätsprüfung, verbunden mit einem Vermerk in der Akte – „Identität durch Personalausweis geprüft", dazu Name und Anschrift. Ausweisnummer, Gültigkeitsdatum und Lichtbild gehören weder notiert noch kopiert. Wer eine Ausweiskopie in der Akte hat, sollte sie vernichten.

Unterlagen abgelehnter Bewerber sind zu löschen, sobald sie nicht mehr gebraucht werden – spätestens nach sechs Monaten. Diese Frist orientiert sich an der Zeit, in der noch Ansprüche nach dem Gleichbehandlungsgesetz geltend gemacht werden können. Ein Stapel alter Selbstauskünfte im Schreibtisch ist kein Archiv, sondern ein Risiko.

Was Bonitätsauskunft, Bürgschaft und Vormietbescheinigung wirklich aussagen

Eine Bonitätsauskunft einer Wirtschaftsauskunftei zeigt Negativmerkmale: titulierte Forderungen, eidesstattliche Versicherungen, Insolvenzverfahren. Sie zeigt nicht, ob jemand seine Miete pünktlich zahlt. Verlangen Sie die Selbstauskunft, die der Bewerber über sich selbst bei der Auskunftei anfordert – eine Abfrage durch Sie selbst setzt eine eigene Rechtsgrundlage voraus und ist bei einem bloßen Interessenten heikel.

Eine Bescheinigung über Mietschuldenfreiheit des bisherigen Vermieters ist üblich, aber aus zwei Gründen schwach. Erstens gibt es keine Pflicht, sie auszustellen – der Bundesgerichtshof hat einen Anspruch darauf ausdrücklich verneint (VIII ZR 238/08). Zweitens stellt sie besonders bereitwillig aus, wer einen Mieter loswerden will.

Aus datenschutzrechtlicher Sicht kommt hinzu, dass Sie diese Bescheinigung nicht verlangen dürfen, weil der Bewerber sie gar nicht beschaffen kann. Auch die Kontaktdaten des Vorvermieters gehören nicht in den Fragebogen – ein Anruf dort ohne Wissen und Einverständnis des Bewerbers ist keine gute Idee.

Der saubere Weg ist einfacher: Bitten Sie um Kontoauszüge der letzten drei Monate, aus denen die pünktlichen Mietzahlungen hervorgehen, alles Übrige geschwärzt. Das ist aussagekräftiger als jede Bescheinigung und datenschutzrechtlich unbedenklich. Wenn ein Bewerber Ihnen von sich aus anbietet, mit seinem bisherigen Vermieter zu sprechen, können Sie das annehmen – dann geht die Anregung von ihm aus.

Eine Bürgschaft, etwa der Eltern eines Auszubildenden, ist ein brauchbares Sicherungsmittel. Sie muss schriftlich erteilt sein, sollte die gesicherten Forderungen und einen Höchstbetrag benennen. Auf einen Unterschied kommt es dabei entscheidend an. Eine Sicherheit, die der Mieter selbst stellt, ist auf drei Nettokaltmieten begrenzt; was darüber hinausgeht, ist unwirksam. Bietet dagegen ein Dritter von sich aus eine Bürgschaft an – typischerweise die Eltern eines Auszubildenden oder Studenten –, greift diese Grenze nicht. Der Bundesgerichtshof hat das mit Urteil vom 10. April 2013 (VIII ZR 379/12) entschieden: Die Bürgschaft ist auch dann wirksam, wenn die Kaution bereits in voller Höhe geleistet wurde.

Das Wort „freiwillig" trägt hier die ganze Last. Wer die Elternbürgschaft zur Bedingung des Vertragsschlusses macht, bewegt sich in einem anderen Fall, und ältere Rechtsprechung spricht dort eher gegen die Wirksamkeit. Praktisch heißt das: Sprechen Sie die Bürgschaft an, verlangen Sie sie nicht – und halten Sie im Schriftverkehr fest, von wem die Anregung kam.

Woran Sie einen tragfähigen Mieter tatsächlich erkennen

Die zulässigen Fragen liefern Daten. Die Einschätzung entsteht erst daraus, wie diese Daten zueinander passen. Vier Punkte haben sich dabei als aussagekräftiger erwiesen als das Einkommen allein.

Das Verhältnis von Miete zu Nettoeinkommen. Als Orientierung gilt, dass die Warmmiete etwa ein Drittel des Haushaltsnettoeinkommens nicht dauerhaft überschreiten sollte. Das ist keine Rechtsregel, sondern eine Erfahrungsgröße – und sie ist in Bad Oeynhausen und Löhne mit ihren moderaten Mieten leichter einzuhalten als in Bielefeld. Wer deutlich darüber liegt, gerät bei der ersten größeren Nebenkostennachzahlung in Schwierigkeiten.

Die Stabilität, nicht die Höhe. Ein unbefristetes Arbeitsverhältnis nach der Probezeit mit mittlerem Einkommen trägt eine Miete besser als ein hohes, aber schwankendes Einkommen aus wechselnden Aufträgen. Bei Selbstständigen sind die Steuerbescheide der letzten Jahre aussagekräftiger als eine aktuelle Einnahmenübersicht.

Die Wohndauer beim Vorvermieter. Wer alle zwölf Monate umzieht, wird das auch bei Ihnen tun – mit allem, was ein Wechsel an Leerstand und Renovierung kostet. Zwei ruhige Jahre in der vorherigen Wohnung sind ein besseres Zeichen als jede Bescheinigung.

Der Umgang bei der Besichtigung. Wer Termine einhält, Unterlagen vollständig und ohne Nachfrage liefert und sachlich fragt, verhält sich später meist ebenso. Das ist kein hartes Kriterium und ersetzt keine Prüfung – aber es ist ein zulässiges, weil es nichts über die Person aussagt, sondern über das Verhalten im Vertragsanbahnungsverhältnis.

Was diese vier Punkte gemeinsam haben: Sie berühren keines der geschützten Merkmale. Sie können und sollten deshalb auch dokumentiert werden.

Absagen ohne Begründung – und warum das die sicherste Form ist

Das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz verbietet Benachteiligungen wegen ethnischer Herkunft, Geschlecht, Religion oder Weltanschauung, Behinderung, Alter und sexueller Identität. Für Wohnraum gelten Ausnahmen – aber nicht die, die viele vermuten.

Die wichtigste ist die Schwelle von 50 Wohnungen: Wer insgesamt nicht mehr als 50 Wohnungen vermietet, unterliegt den strengeren Regeln für Massengeschäfte nicht. Für den weit überwiegenden Teil privater Vermieter in unserer Region heißt das: Bei Alter, Behinderung, Religion und sexueller Identität besteht ein größerer Entscheidungsspielraum. Eine zweite Ausnahme greift, wenn Vermieter und Mieter auf demselben Grundstück wohnen – dort darf das persönliche Näheverhältnis in die Auswahl einfließen.

Eine Ausnahme gibt es aber nicht: die ethnische Herkunft. Das Verbot der Benachteiligung wegen Rasse oder ethnischer Herkunft gilt unabhängig von der Zahl der Wohnungen und unabhängig davon, ob Sie im selben Haus wohnen. Es gibt keine Bagatellgrenze und keine Sozialstruktur-Rechtfertigung.

Wie ernst das inzwischen genommen wird, zeigt eine Entscheidung des Bundesgerichtshofs vom 29. Januar 2026 (I ZR 129/25). Eine Wohnungssuchende hatte Besichtigungsanfragen einmal unter ihrem eigenen, ausländisch klingenden Namen und einmal unter einem deutschen Namen gestellt – nur die zweite bekam einen Termin. Der BGH sprach ihr 3.000 Euro Entschädigung zu und stellte erstmals höchstrichterlich fest, dass auch der Makler unmittelbar haftet, nicht nur der Eigentümer. Die Beweislast kippt dabei zulasten dessen, der abgesagt hat, sobald ein solcher Test ein Muster zeigt.

Ein Verstoß begründet Schadensersatz und Entschädigung, keinen Anspruch auf den Mietvertrag. Das ändert nichts daran, dass die Sache unangenehm und öffentlich wird.

Für die Praxis ist der Rechtsrahmen weniger wichtig als der Umgang damit. Sie sind nicht verpflichtet, eine Absage zu begründen. Sie sollten es auch nicht tun. Jede Begründung wird zum Anknüpfungspunkt, und ein unbedacht formulierter Satz über eine Familie, eine Sprache oder ein Alter lässt sich schwer wieder einfangen. Ein freundlicher, knapper Satz ohne Grund ist der saubere Weg – und der Bewerber weiß ohnehin, dass es mehrere Interessenten gab.

Was Sie dagegen dokumentieren sollten, ist Ihre eigene Entscheidung: welche Bewerber in der engeren Wahl waren und welches wirtschaftliche Kriterium den Ausschlag gab. Diese Notiz brauchen Sie im Regelfall nie. Wenn Sie sie brauchen, ist sie viel wert.

Was nach der Entscheidung mit den Unterlagen passiert

Sobald der Vertrag mit einem Bewerber geschlossen ist, entfällt der Zweck für die Daten aller anderen. Die Unterlagen der abgelehnten Bewerber sind zu löschen beziehungsweise zu vernichten – Papiermappen zurückgeben oder schreddern, Dateien löschen, auch aus dem Postfach und aus dem Papierkorb.

Für den ausgewählten Mieter dürfen Sie die Daten aufbewahren, die Sie für das Mietverhältnis und für steuerliche Zwecke benötigen. Die Selbstauskunft mit Angaben, die nach Vertragsschluss keine Bedeutung mehr haben, gehört nicht dauerhaft in die Akte.

Wer mehrere Wohnungen vermietet, sollte den Bewerbern zusätzlich eine kurze Datenschutzinformation aushändigen: wer die Daten erhebt, wofür, wie lange sie gespeichert werden und welche Rechte der Betroffene hat. Das ist kein großer Aufwand, wenn man es einmal ordentlich aufsetzt, und es ist die Antwort auf die einzige Nachfrage, die in diesem Zusammenhang wirklich unangenehm werden kann.

Der nächste Schritt

Bereiten Sie vor der ersten Besichtigung zwei Dinge vor: einen Selbstauskunftsbogen, der nur zulässige Fragen enthält, und eine kurze Datenschutzinformation. Beides zusammen ist eine Stunde Arbeit und trägt danach jede weitere Vermietung.

Wie Sie den ausgewählten Bewerber vertraglich richtig binden, steht in Fünf Klauseln, an denen Mietverträge scheitern. Wenn Sie sehen möchten, wie dieselbe Auswahl von der anderen Seite aussieht, hilft Die Bewerbungsmappe, die überzeugt – auch Vermieter lesen das mit Gewinn. Und die rechtliche Obergrenze für die Miete, die Sie am Ende vereinbaren, klärt Mietspiegel, Vergleichsmiete, Mietpreisbremse.