Die teuersten Fehler bei der Vermietung – und wie Sie sie vermeiden

Vermieten wirkt von außen unkompliziert: Anzeige schalten, Vertrag unterschreiben, Miete kassieren. In den ersten Monaten stimmt das auch. Teuer wird es später – bei der Abrechnung, beim Auszug, bei der ersten Mieterhöhung, spätestens im Streitfall.

Fast alle Fehler, die wir bei privaten Vermietern in Bad Oeynhausen, Löhne und dem Kreis Herford sehen, entstehen nicht aus Nachlässigkeit, sondern aus zwei nachvollziehbaren Gründen: Man will die Wohnung nicht leer stehen lassen, und man will keinen Streit. Beides führt dazu, dass unangenehme Punkte am Anfang nicht geklärt werden – und genau die kosten am Ende Geld.

Die folgenden sechs Fehler haben eines gemeinsam: Sie sind vor Vertragsschluss mit wenig Aufwand vermeidbar und danach mit viel Aufwand kaum noch zu korrigieren.

Fehler 1: Den Mieter nach Sympathie auswählen

Die Bonität des Mieters ist der einzige Faktor, der über die gesamte Mietdauer wirkt. Ein Mietausfall von sechs Monaten kostet bei 900 Euro Kaltmiete 5.400 Euro, dazu Anwalts- und Gerichtskosten für die Räumungsklage und die Zeit bis zur Neuvermietung. Gegen diesen Betrag ist jede Prüfung im Vorfeld billig.

Zur Prüfung gehören eine ausgefüllte Selbstauskunft, zwei bis drei Gehaltsnachweise und eine Bonitätsauskunft. Die Faustregel, dass die Warmmiete ein Drittel des Nettohaushaltseinkommens nicht überschreiten sollte, ist grob, aber brauchbar.

Nicht jede Frage ist erlaubt, und der Rahmen ist enger, als die meisten Formulare vermuten lassen. Zulässig sind Fragen nach Beruf, Einkommen, Zahl der einziehenden Personen, Haustierhaltung, einem laufenden Insolvenzverfahren und nach Räumungsklagen wegen Mietrückständen in den letzten fünf Jahren. Unzulässig sind Fragen nach Schwangerschaft, Kinderwunsch, Religion, Parteizugehörigkeit, Vorstrafen, Krankheiten, Herkunft, Familienstand und nach den Kontaktdaten früherer Vermieter.

Zwei Punkte, an denen erfahrene Vermieter regelmäßig danebenliegen: Eine Ausweiskopie dürfen Sie nicht anfertigen – nur den Ausweis ansehen und einen Vermerk machen. Und eine Mietschuldenfreiheitsbescheinigung dürfen Sie nicht verlangen, weil der Bewerber keinen Anspruch darauf hat, sie zu bekommen. Geschwärzte Kontoauszüge der letzten drei Monate leisten dasselbe.

Wer unzulässige Fragen stellt, riskiert einen Verstoß gegen das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz und gegen den Datenschutz – und bekommt ohnehin eine Antwort, an die er nicht gebunden ist. Ausführlicher steht das unter Den richtigen Mieter finden.

Fehler 2: Den Mietpreis aus dem Bauch ansetzen

Zu niedrig angesetzte Mieten sind der häufigere Fehler, gerade bei langjährigen Vermietern, die ihre Miete seit Jahren nicht angepasst haben. Der Schaden ist dauerhaft: Aus einer bestehenden Miete kommt man nur in kleinen Schritten heraus, und die Kappungsgrenze begrenzt jede Erhöhung.

Zu hoch angesetzte Mieten sind der teurere Fehler. Sie führen zu Leerstand, und Leerstand kostet mehr als jede Preisdifferenz. Zwei Monate ohne Mieter entsprechen bei 900 Euro Kaltmiete rund 1.800 Euro – dafür hätte man die Miete zwei Jahre lang um 75 Euro senken können.

Wo eine Mietpreisbremse gilt, ist die ortsübliche Vergleichsmiete zugleich eine Obergrenze. Sie gilt nicht flächendeckend, sondern nur in Gemeinden, die das Land per Verordnung ausgewiesen hat.

Für unsere Region ist die Antwort erfreulich eindeutig: In Bad Oeynhausen, Löhne, Bünde, Vlotho, Herford und Minden gilt die Mietpreisbremse nicht. Die Mieterschutzverordnung Nordrhein-Westfalen erfasst seit dem 1. März 2025 zwar 57 statt vorher 18 Kommunen und läuft bis Ende Februar 2030 – aus Ostwestfalen ist davon aber nur Bielefeld betroffen.

Das hat drei Folgen, die zusammengehören: keine Zehn-Prozent-Grenze bei der Wiedervermietung, eine Kappungsgrenze von 20 statt 15 Prozent bei laufenden Mietverhältnissen, und eine Kündigungssperrfrist nach Umwandlung in Eigentumswohnungen von drei statt acht Jahren.

Verlassen Sie sich darauf trotzdem nicht dauerhaft. Die Verordnung wird alle paar Jahre neu gefasst, und bei jeder Neufassung kann sich die Liste ändern. Prüfen Sie den Stand, bevor Sie eine Wohnung neu vermieten.

Ortsübliche Vergleichsmiete und tatsächlich erzielbare Miete sind dabei zwei verschiedene Größen. Die erste ist ein rechtlicher Maßstab, die zweite eine Marktbeobachtung – und je nach Lage im Ort können sie deutlich auseinanderfallen.

Fehler 3: Ein Mustervertrag aus dem Internet

Ein Mietvertrag ist ein Formularvertrag, und Formularverträge werden gerichtlich streng geprüft. Eine unwirksame Klausel wird nicht auf das zulässige Maß zurückgestutzt, sondern fällt ersatzlos weg – an ihre Stelle tritt das Gesetz, und das ist regelmäßig ungünstiger für den Vermieter.

Die Klauseln, an denen Verträge am häufigsten scheitern:

1. Schönheitsreparaturen mit starren Fristen. Eine Klausel, die Renovierung nach festen Jahresabständen vorschreibt, ist unwirksam. Wurde die Wohnung unrenoviert übergeben, ist die Übertragung der Schönheitsreparaturen ohnehin unwirksam – ohne angemessenen Ausgleich.
2. Kleinreparaturklauseln ohne doppelte Obergrenze. Sie brauchen eine Grenze je Einzelfall und eine Jahresobergrenze, bezogen auf die Jahresmiete. Fehlt eine von beiden, trägt der Vermieter alles.
3. Kaution über dem gesetzlichen Rahmen. Zulässig sind höchstens drei Nettokaltmieten, zahlbar in drei Raten.
4. Kündigungsverzicht ohne zeitliche Begrenzung. Ein beiderseitiger Verzicht ist möglich, aber nur befristet.
5. Staffel- und Indexmieten mit Formfehlern. Beide sind zulässig und für Vermieter attraktiv, verlangen aber eine präzise Formulierung.

Bei den Kleinreparaturen entscheidet die Höhe über die Wirksamkeit. Eine gesetzliche Grenze gibt es nicht, der Bundesgerichtshof hat nie eine Zahl genannt. Die Instanzgerichte akzeptieren derzeit meist 75 bis 100 Euro je Einzelfall, teils bis 120 Euro, und eine Jahresobergrenze von 6 bis 8 Prozent der Jahresnettokaltmiete. Wer darüber hinausgeht, verliert die Klausel vollständig – und zahlt dann jede Reparatur selbst.

Welche Fallstricke dahinterstecken, ist unter Fünf Klauseln, an denen Mietverträge scheitern im Einzelnen erklärt.

Fehler 4: Übergabe ohne Protokoll – und Kaution auf dem falschen Konto

Das Übergabeprotokoll ist das billigste Dokument im ganzen Mietverhältnis und das mit dem größten Hebel. Ohne Protokoll gilt beim Auszug im Zweifel, dass die Wohnung in dem Zustand übergeben wurde, in dem sie zurückkommt. Sie tragen dann die Beweislast für jeden Schaden, den Sie geltend machen wollen.

Ins Protokoll gehören: alle Zählerstände mit Zählernummern, die Zahl der übergebenen Schlüssel, der Zustand jedes Raums einzeln, vorhandene Mängel im Klartext und Fotos mit Datum. Beide Seiten unterschreiben, beide bekommen ein Exemplar. Der Aufwand liegt bei einer knappen Stunde.

Dasselbe Protokoll wird beim Auszug wieder hervorgeholt und Punkt für Punkt abgeglichen. Ohne diesen Abgleich wird die Kautionsabrechnung zur Verhandlungssache – und Verhandlungen gewinnt, wer Belege hat.

Zur Übergabe gehört die Kaution. Sie ist getrennt vom eigenen Vermögen anzulegen, insolvenzfest und verzinslich. Sie gehört nicht auf das Girokonto des Vermieters. Wer sie dort führt, hat im Streitfall ein Problem, das über die reine Verzinsung hinausgeht.

Beim Auszug darf die Kaution nicht unbegrenzt einbehalten werden. Für offene Positionen aus der noch nicht erstellten Nebenkostenabrechnung ist ein angemessener Teilbetrag zurückbehaltbar, der Rest ist zügig auszuzahlen. Ein pauschales Einbehalten „bis alles geklärt ist“ ist unzulässig und führt regelmäßig zu Zinsforderungen.

Fehler 5: Die Nebenkostenabrechnung zu spät

Die Abrechnungsfrist beträgt zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums. Bei einem Abrechnungszeitraum, der dem Kalenderjahr entspricht, ist der 31. Dezember des Folgejahres der letzte Tag. Wer die Frist versäumt, kann Nachforderungen nicht mehr geltend machen – Guthaben muss er dagegen weiterhin auszahlen.

Diese Frist ist eine Ausschlussfrist. Sie lässt sich nicht damit retten, dass die Abrechnung der Heizkostenverteilerfirma zu spät kam. Wer die Abrechnung selbst erstellt, sollte im Oktober anfangen, nicht im Dezember.

Beide Fristen stehen in § 556 Abs. 3 BGB und sind unverändert. Wichtig ist der Unterschied in der Wirkung: Versäumen Sie die Abrechnungsfrist, verlieren Sie die Nachforderung – ein Guthaben müssen Sie trotzdem auszahlen. Die Frist wirkt nur gegen Sie.

Erfreulich ist eine Entscheidung des Bundesgerichtshofs vom Mai 2026 (VIII ZR 6/24): Die Zwölf-Monats-Frist des Mieters gilt auch für den Einwand, der Vermieter habe unwirtschaftlich gewirtschaftet. Und ein Vermieter verstößt nicht schon deshalb gegen das Wirtschaftlichkeitsgebot, weil er keine Vergleichsangebote eingeholt hat. Wer überhöhte Kosten behauptet, muss sie beweisen.

Der zweite Klassiker ist die Umlage nicht umlagefähiger Positionen. Verwaltungskosten, Instandhaltung, Reparaturen und Rücklagen gehören nicht in die Nebenkostenabrechnung – auch dann nicht, wenn sie in der WEG-Abrechnung stehen. Wer die WEG-Abrechnung ungefiltert an den Mieter weiterreicht, produziert eine angreifbare Abrechnung. Die Einzelheiten stehen unter Nebenkosten richtig abrechnen.

Fehler 6: Keine Rücklage – und die Steuerseite erst im März sortieren

Die Bruttomiete ist nicht der Ertrag. Von ihr gehen ab: nicht umlagefähige Kosten, Verwaltungsaufwand, Mietausfallrisiko und vor allem Instandhaltung. Dach, Heizung, Fenster, Bad und Elektrik haben endliche Lebensdauern, und sie enden nicht gleichmäßig verteilt, sondern in Blöcken.

Für die Höhe gibt es zwei gängige Wege. Der eine setzt ein bis anderthalb Prozent des Gebäudewerts je Jahr an. Der andere rechnet je Quadratmeter Wohnfläche; als Anhaltspunkt dient die Zweite Berechnungsverordnung, die nach Gebäudealter staffelt:

Diese Beträge stammen aus dem preisgebundenen Wohnungsbau, sind für frei finanzierte Objekte nicht bindend und werden nicht automatisch an die Baukosten angepasst. Nach zwei Jahrzehnten Baupreissteigerung liegen sie erkennbar zu niedrig. Nehmen Sie sie als Untergrenze, nicht als Zielwert – bei einem Altbau sind eher 12 bis 18 Euro je Quadratmeter realistisch.

Entscheidend ist ohnehin weniger die Methode als die Tatsache, dass überhaupt zurückgelegt wird. Eine Heizung, die nach zwanzig Jahren ausfällt, kostet in einem Betrag, was über die Jahre gerechnet unauffällig gewesen wäre.

Weil wir neben der Vermittlung auch selbst bauen und einen Haus- und Gartenservice betreiben, kennen wir die Kostenseite von beiden Enden. Die typische Fehleinschätzung ist nicht der Preis einer einzelnen Reparatur, sondern die Gleichzeitigkeit: Bei Häusern der 1960er- und 1970er-Jahre fallen Dach, Fenster und Heizung häufig innerhalb weniger Jahre an. Was eine Vermietung unter dem Strich wirklich kostet, ist unter Was Vermietung wirklich kostet durchgerechnet.

Der zweite Teil derselben Nachlässigkeit betrifft die Steuer. Vermietungseinkünfte werden in der Anlage V erklärt. Abziehbar sind unter anderem Abschreibung, Schuldzinsen, Grundsteuer, Versicherungen, Verwaltungskosten, Fahrtkosten und Erhaltungsaufwendungen. Wer Belege nicht laufend sammelt, verschenkt jedes Jahr einen dreistelligen bis vierstelligen Betrag.

Zwei Punkte werden regelmäßig übersehen, und beide kosten vierstellig.

Der anschaffungsnahe Herstellungsaufwand. Übersteigen Ihre Instandsetzungs- und Modernisierungsaufwendungen innerhalb von drei Jahren nach dem Kauf die Grenze von 15 Prozent der Anschaffungskosten des Gebäudes (ohne Grund und Boden, netto), werden sie insgesamt zu Herstellungskosten umqualifiziert. Statt sofort abziehbar zu sein, wirken sie dann nur noch über die Abschreibung – bei zwei Prozent also über fünfzig Jahre. Nicht mitgezählt werden Erhaltungsarbeiten, die jährlich üblicherweise anfallen. Wer einen sanierungsbedürftigen Altbau kauft, sollte die Arbeiten deshalb über den Dreijahreszeitraum hinaus strecken oder bewusst darüberspringen – und das mit dem Steuerberater vorher durchrechnen, nicht nachher.

Die verbilligte Vermietung an Angehörige. Hier gibt es zwei Schwellen. Ab 66 Prozent der ortsüblichen Miete gilt die Vermietung als vollentgeltlich, der Werbungskostenabzug bleibt ungekürzt. Zwischen 50 und 66 Prozent müssen Sie eine Totalüberschussprognose vorlegen; fällt sie negativ aus, wird gekürzt. Unter 50 Prozent wird in jedem Fall aufgeteilt. Die Miete an die Tochter „ein bisschen günstiger" anzusetzen, ist also eine Rechnung mit klaren Kanten.

Bei der Abschreibung gilt für Wohngebäude: 3 Prozent bei Fertigstellung ab 2023, 2 Prozent für Baujahre ab 1925, 2,5 Prozent für ältere. Für Neubauten mit Baubeginn zwischen Oktober 2023 und September 2029 gibt es alternativ die degressive Abschreibung mit 5 Prozent vom jeweiligen Restbuchwert – in den ersten Jahren deutlich mehr, später weniger. Ein Wechsel zur linearen Abschreibung ist möglich, der umgekehrte Weg nicht.

Der nächste Schritt

Wenn Sie bereits vermieten, lohnt eine halbe Stunde Bestandsaufnahme: Liegt ein Übergabeprotokoll vor? Ist die Kaution getrennt angelegt? Wann wurde die Miete zuletzt angepasst, und wie weit liegt sie unter dem ortsüblichen Niveau? Diese drei Fragen decken erfahrungsgemäß den größten Teil des vermeidbaren Schadens ab.

Wenn Sie zum ersten Mal vermieten, ist die Reihenfolge umgekehrt: erst die realistische Miete, dann der Vertrag, dann die Bewerberauswahl. Wer mit der Anzeige beginnt, bevor der Preis geklärt ist, korrigiert später unter Zeitdruck.

Für die Einordnung Ihrer Miete und für die Frage, ob sich die Vermietung gegenüber einem Verkauf überhaupt lohnt, genügt ein Gespräch von zwanzig Minuten. Sie erreichen uns über das Kontaktformular oder telefonisch – eine Einschätzung kostet nichts und verpflichtet zu nichts.